Smartphone

(Christian Bonawitz / Philipp Buchhorn / Roland Hille / Christian Knöller / Stephanie Lehmann / Hendrik Schalansky / Caroline Thiem)

Die Verbreitung von Smartphones ist weiterhin auf dem Vormarsch. Laut Studie von „Strategy Analytics wurden im zweiten Quartal 2010 weltweit knapp 60 Millionen Smartphones verkauft – das sind 43 Prozent mehr als im gleichen Zeitraum des Vorjahres.“  Das mobile Internet baut sich ebenfalls weiter aus. Eine Studie des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft e.V. (BVDW) in Kooperation mit Google Deutschland von Juni 2011 ergab, dass „rund 12 Millionen private Smartphone-Nutzer in Deutschland und damit etwa 18 Prozent der volljährigen Gesamtbevölkerung im Mobile Internet unterwegs sind.“ Smartphone Applikationen sind weit verbreitet. Ein Großteil der Software-Anwendungen von Computern ist bereits für Smartphones erhältlich. „Apple stellt den Nutzern des iPhones laut einer Statistik zur Anzahl der Apps nach Betriebssystem in seinem App Store derzeit [...] 314.415 Applikationen zur Verfügung. [...] Für Googles mobiles Betriebssystem Android gibt es derzeit rund 135.829 Apps und Games. [Stand Januar 2011]“

Smartphones in der Veranstaltungsbranche
Die finanziellen Mittel, kleiner und mittelständischer Unternehmen, die in der Veranstaltungsbranche vorherrschende Unternehmensgröße, sind eingeschränkt. Kosteneinsparungen sind für die Unternehmen stets notwendig. Kosten, für die Anschaffungen, stellen lediglich Primärkosten dar.  Ein hoher Anteil der Kosten wird sekundär freigesetzt. Der Sekundäranteil umfasst z.B. finanzielle Aufwendungen im Sinne von Zeit für die Einführungsdauer und Schulung im Umgang mit dem Smartphone. Hierfür müssen von den Unternehmen Personal und Zeit freigesetzt werden, was mit Blickpunkt auf begrenzte personelle und zeitliche Ressourcen die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen kann (Duncan, 1996). Veranstaltungsprojekte werden häufig parallel geplant, Routinetätigkeiten, wie z.B. Rechnungslegungen müssen innerhalb des Unternehmens getätigt werden. Der daraus resultierende zeitliche Druck stellt eine erhebliche Belastung aller am Projekt Beteiligten dar. In Anbetracht dieser Mehrfachbelastung sollte innerhalb der Projektphase vermieden werden, Smartphones zu integrieren.
Smartphones bieten das Potential, mobil am Projekt zu arbeiten. Es ist beispielsweise vorstellbar, dass Projektmitarbeiter auf dem Weg zu einer Spielstätte mit dem Zug reisen und die Reisezeit nutzen, um den Projektfortschritt weiter voranzutreiben. Resultat dessen ist eine effizientere Zeitausnutzung und damit verbundene finanzielle Einsparung. Nachteil der mobilen Arbeit besteht darin, dass der Projektmitarbeiter stets „abrufbereit“ ist. Durch die permanente Verbindung mit dem Internet werden z.B. E-Mails und Informationen kontinuierlich übertragen. Somit besteht die Gefahr, dass auch außerhalb der Arbeitszeit gearbeitet wird und es sich keine richtige Ruhephase einstellt.

Mobile Managementaufgaben
Die Erfassung, Verdichtung und Weitergabe von Informationen stellen das Fundament der Planung einer Veranstaltung dar. Eine stabile und zuverlässige übertragung der Informationen ist dafür zwingend notwendig. Laut eines Tests von Chip.de hat die Telekom die beste Netzabdeckung, gefolgt von Vodafone und E-Plus. Mit Blick auf die Karte über die Netzabdeckung der Telekom ist ersichtlich, dass das Netz Deutschlandweit gut ausgebaut ist, sich jedoch Differenzen zwischen urbanen Ballungsgebieten und ländlichen Räumen ergeben.


Um Smartphones in die Planung einer Veranstaltung zu integrieren, müssen Informationen erfasst, verdichtet und weitergeben werden. Damit einher geht die Erstellung, Bearbeitung und Weitergabe von Information in Form von Daten. Daten werden in der Regel in Textverarbeitungs- und Tabellenverarbeitungsprogrammen erstellt. Das Empfangen und öffnen solcher Daten ist mit einem Smartphone möglich. Herausforderungen entstehen dem Anwender sobald Informationen aktualisiert werden müssen. Die Aktualisierung von Tabellen- oder Textverarbeitungsdateien ist nur über Umwege möglich. Eine Möglichkeit bietet hier die Anwendung Quick Office von Google. Um Quick Office für die Bearbeitung von Daten nutzen zu können, bedarf es eines Google-Accounts. Mit diesem Account muss sich der Anwender vor dem erstmaligen öffnen der App anmelden. Nach der Anmeldung ist es dem User möglich, Textverarbeitungsdateien aus einer E-Mail heraus in Quick Office zu öffnen und diese geändert abzuspeichern. Eine Speicherung auf dem Smartphone oder auf einem Cloud-Server ist möglich.

Arbeiten im Team

Kritisch im Umgang mit Daten ist jedoch, dass Dateiformate nicht erkannt und somit nicht geöffnet und bearbeitet werden können. Dateien des Anbieters Open Office z.B. können nicht geöffnet und somit auch nicht editiert werden. Hier müssen von dem Projektteam klare Regeln bezüglich des Projekts aufgestellt werden, welche Dateien kommuniziert werden dürfen, um eine Bearbeitung zu ermöglichen.
Für das bidirektionale Senden und Empfangen von Informationen stehen dem Projektmitarbeiter eine Reihe von Funktionen und Applikation des Smartphones bereit. Neben der Funktion als Mobiltelefon, ist es möglich Information per E-Mail bidirektional zu senden und zu empfangen. Applikationen wie z.B. Skype oder Rebtel erlauben eine Kommunikation via Voice Over IP (VoIP). Eine Kommunikation kann genauso über die Apps der Sozialen Netzwerke wie z.B. Facebook oder über WhatsApp erreicht werden. über die Applikation WhatsApp ist es z.B. dem Anwender möglich neben Textnachrichten in Form einer SMS, auch Sprach- und Videonotizen zu übermitteln und Kontakte in Gruppenchats zu integrieren. Vorrausetzung hierfür ist wiederrum, dass jeder Smartphone Anwender WhatsApp besitzt. Durch die Verwendung von Gruppenchats ist es möglich nicht nur eine 1:1 Kommunikation, sondern eine 1:N Kommunikation zu erreichen, um ggf. eine Vielzahl an Projektmitarbeitern z.B. eines Gewerks gleichzeitig mit einer Information zu versorgen.

Für die Planung einer Veranstaltung steht der neben anderen „harten“ Faktoren der terminliche Druck stets an erster Stelle. Der Veranstaltungstermin ist festgesetzt und ist meist ohne wirtschaftliche Folgen nicht verschiebbar. Vor der Veranstaltung gibt es weitere Termine, die es einzuhalten gilt. Termine könnten z.B. Team-Meetings, Treffen mit Organisationen mit Sicherheitsaufgaben oder mit externen Dienstleistern und Lieferanten sein. Das Smartphone bietet hier die Möglichkeit Termine in einem Kalender zu speichern und durch eine Erinnerungsfunktion diese wieder in das Gedächtnis der Projektmitarbeiter zu rufen. Termine können synchronisiert werden und jedem am Projekt teilhabenden zugänglich gemacht werden. Somit ist es möglich, dass Projektteam besser zu koordinieren und personelle Engpässen bereits im vorab zu entdecken.

Darüber hinaus können nicht nur Termine synchronisiert werden, sondern auch Kontakte. Dadurch ist es möglich den Verlust von Geschäftskontakte vorzubeugen. Ein weiterer Vorteil des Smartphones ist die Erstellung eines kompletten Backups. Das Backup ermöglicht dem Anwender eine komplette 1:1 Kopie des Betriebssystems inklusive aller Daten auf einem Computer zu speichern. Im Fall eines Datencrash können diese ohne zeitlichen Aufwand wieder hergestellt werden.
Bedeutung der Kommunikation für die Veranstaltungsbranche
Die Kommunikation ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer Veranstaltung. Das Smartphone kann hierbei als normales Telefon verwendet werden, um Erreichbarkeit der Mitarbeiter –sowohl für die Steuerungsstellen als auch untereinander zu gewährleisten. Da Telefonie auch von günstigeren Mobiltelefonen ohne Smartphone gewährleistet wird, kann es insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern zielführender sein, nur Mitarbeiter an zentralen, wichtigen Funktionen mit Smartphones auszustatten und diesen die Nutzung weitergehender Funktionen,  bspw. dem Versand von Bildnachrichten, zu ermöglichen. Demgegenüber besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass mündliche Kommunikation im konkreten Fall, bspw. aufgrund von Störgeräuschen, nicht möglich ist und so zwangsläufig auf Text- oder Bildkommunikation zurückgegriffen werden muss. Oftmals ist auch die verbale Beschreibung von Aspekten problematisch und missverständlich –auch hier helfen Smartphones als „Mini-Arbeitsplatz“, bspw. in Form von übertragenen Bildern. Auch ist die Einbeziehung externer bzw. freier Mitarbeiter ein wichtiger Aspekt welcher beim Einsatz als Kommunikationsmittel berücksichtigt werden muss. Bei entsprechenden Arbeitskräften kann das Vorhandensein eines (kompatiblen) Smartphones nicht ohne weiteres vorausgesetzt werden, meist zumindest jedoch das Vorhandensein eines regulären Mobiltelefons, welches den Empfang und den Versand von SMS ermöglicht. Alternativ kann freien Mitarbeitern bei Bedarf ein Smartphone für die Dauer der Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden, sofern dies sinnvoll ist.

Mittels(unidirektionaler)Nachrichten können schnell alle Mitarbeitereiner Veranstaltung erreicht werden. Entsprechende Massennachrichten können mit geringem Aufwand versendet werden, geeignete Software oder Telefonfunktionen, wie sie bei Smartphones meist vorhanden sind,  vorausgesetzt. Bei möglichen Dringlichen Nachrichten, Änderungen oder kurzfristigen Zusammenkünften, entweder von definierten Personengruppen oder allen vor Ort befindlichen Mitarbeitern, ist dies eine sinnvolle und zeitsparende Lösung um Personengruppen innerhalb einer kurzen Zeit mit wichtigen Informationen oder Status-Updates zu informieren. Ebenfalls wird die Koordination der verschiedenen Aufgaben vereinfacht und ermöglicht den Empfängern einen besseren überblick über den Stand des Auftrages.
Der konstante Kontakt zur (Steuerungs-)Zentrale ist an verschiedenen Punkten ein wichtiges Element. Die Zentrale benötigt überblick, bspw. über aktuelle Lieferzeiten oder Lagerbestände. übersichten und Zeitpläne werden bei der Zentrale angefertigt und anschließend an die Mitarbeiter vor Ort, per E-Mail oder Kurznachrichtendienst, versendet bzw. Empfangen. Sämtliche Daten können in unterschiedlichster Form per Smartphone abgerufen und so auf mögliche Änderungen schnell reagiert werden. Insbesondere Mitarbeiter in leitenden Funktionen erhalten zudem eine praktikable Schnittstelle zum Kunden wie auch Vorgesetzten und können sowohl Probleme vereinfacht klären als auch für Fragen als lokaler Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
Daraus folgt eine Spontanität und Schnelligkeit, die besonders in der Veranstaltungsbranche häufig aufkommt. Besonders in der Veranstaltungsbranche ist man auf gute Vernetzung und schnelle Reaktionen angewiesen, diese Erreichbarkeit rund um die Uhr stellt jedoch Segen und Fluch zugleich dar.

Das Smartphone kann unter anderem für die Versendung von E-Mails, die Nutzung von Programmen, sowie die Speicherung und übertragung von Daten verwendet werden. Mit Hilfe des Smartphones können somit Anwendungen genutzt werden, mit denen beispielweise in der Vorbereitung Checklisten erstellt werden, die während der Durchführung abgearbeitet werden können. Dies hilft einen überblick über die geforderten Aufgaben und Erledigungen zu erhalten. Verschiedene Programme und Anwendungen auf dem Smartphone sammeln  die benötigten Daten und Fakten in einem System. So z.B. die Veranstaltungssoftware der celanio GmbH. Weiterhin können die Erinnerungsfunktionen und Notizen direkt auf dem Smartphone eine „Zettelkultur“ verhindern und eine übersichtlichkeit durch Eingliederung in verschiedene Themenbereiche oder überschriften erleichtern. Somit lässt sich eine übersicht über die Zeitplanung, Termineinhaltungen, aber auch Projektstrukturpläne, Soll-Ist-Vergleiche oder eine Meilensteinplanung (vgl. Klein, S. 152 ff.) dokumentieren und einfach transportieren. Aber auch für die Darstellung von Checklisten, Tabellen und Grafiken, die für die aktuelle Veranstaltungsplanung von Relevanz sind, eignet sich das Smartphone. Verfügt ein Unternehmen bereits über ein CMR gibt es Anwendungen wie die Plattform Amiando, die verschiedene Tools für das Eventmanagement anbietet und direkt die Daten aus dem CRM verwendet werden. 
Doch nicht nur persönliche Einstellungen und Vernetzungen sind möglich. Aufgrund des technologischen Fortschritts, können Anlagen und Maschinen ber mobile Endgeräte gesteuert werden.


Planung und Prüfung
Termin- und Aufgabenpläne lassen sich mobil mit dem Handy aufrufen, ggf. auch ändern sowie zurück- bzw. versenden. So können Änderungen direkt vor Ort weitergegeben oder mit zentralen Positionen abgestimmt werden. Grundsätzlich werden Arbeitsprozesse vor Ort mit Hilfe von Smartphones (in Kombination mit den bereits angesprochenen Programmen oder Funktionen) einfacher und flexibler, insbesondere was die rasche Prüfung von Ergebnissen betrifft. So können Lieferungen mit einer Checklisten-Funktion auf dem Smartphone angenommen, auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und ggf. durch Dritte bspw. an zentraler Stelle ohne weiteres Zutun überwacht werden. Übertragungen von Checklisten von Hand in elektronische Form als auch zusätzliche Übertragungswege werden
somit überflüssig, die Mitarbeiter vor Ort entlastet und Arbeitsprozesse vereinfacht und verkürzt bzw. –gerade im Falle der Lagerarbeit –mögliche Umschlagdauern von Waren gesenkt werden. Moderne Smartphones ermöglichen zudem die Nutzung erweiterter Funktionen bspw. von Kameras oder Sensoren, wie NFC-Chips, um die Richtigkeit der Waren effektiver zu prüfen. Checklisten sind nicht nur bei der Lieferung von Waren ein sinnvolles Werkzeug, sondern auch z.B. bei der Zeitplanung und bei der Qualitätsprüfung von Tätigkeiten. Der Prozess wird an verschiedenen Punkten festgehalten bzw. Geprüft und bietet die Möglichkeit eines Vergleichs mit dem zuvor konzipierten Ablauf, bspw. in zeitlicher Hinsicht. Feedback zum Mitarbeiter kann bspw. mittels spezieller Zähler- bzw. Countdown-Applikation bzw. Widget oder Webseitenzugriff realisiert werden, welche Meilensteine oder verbleibende Zeitdauern direkt anzeigt und so einen überblick gibt bzw. die Einschätzung der eigenen Arbeitsleistung im Gesamtgefüge ermöglicht –insbesondere bei aufeinander abgestimmte Aufgaben bzw. die zeitgenaue Einhaltung von Arbeitsabfolgen kann sich dies positiv auf die Erledigung auswirken. Bei Nichterreichen erfolgt, wie bereits beschrieben, die Rückmeldung schneller oder gar gänzlich automatisiert, wodurch schneller umdisponiert werden kann.
Bei der Qualitätsprüfung eignet sich die Arbeit mit Checklisten, da diese im besten Fallverschiedene Solleigenschaften beinhalten und die Bewertung vereinfachen. Die gesamte Bewertung wird mittels eines Smartphones bspw. durch direkte Anzeige von Abweichungen -und somit ohne weiteres zutun des Mitarbeiters –durch Digitalisierung vereinfacht und automatisiert.



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