Smartphone – Funktionen und Apps

(Christian Bonawitz / Philipp Buchhorn / Roland Hille / Christian Knöller / Stephanie Lehmann / Hendrik Schalansky / Caroline Thiem)

Datenaustausch
Der schnelle und direkte Datenaustausch via Smartphone stellt einen der wesentlichen Nutzenfunktionen dar. Aktuelle Terminpläne können versendet werden, so dass jeder Beteiligte einer Produktion immer auf dem neusten Stand ist, sowie Logistik und Dispositionsaktualisierungen für die entsprechenden Aufträge immer direkt kommuniziert werden können. Wenn zusätzliches Material aus dem Lager gebraucht bzw. etwas vergessen wurde, kann dies sofort kommuniziert werden.
Des Weiteren können Einsatz- und Arbeitszeitpläne unmittelbar an den Verantwortlichen weitergeleitet werden, um ein effektives Arbeiten zu ermöglichen. Gruppengespräche via Skype o.ä., die mit Smartphones möglich sind, erleichtern außerdem die Kommunikation zwischen den Verantwortlichen der einzelnen Gewerke und ermöglichen direkte Absprachen, die nicht auf die herkömmlichen Kanalisierung (zwei Gesprächspartner) begrenzt sind.

Der E-Mail Verkehr kann mit Hilfe der Smartphones schneller bearbeitet werden, was auf einer Produktion wesentliche Vorteile mit sich bringt, da auf diesem Weg unter anderem Konstruktionszeichnungen und Baupläne versendet werden können. Mit den entsprechenden Programmen (AutoCad 360 for Android) können diese dann sofort geöffnet und die notwendigen Informationen entnommen werden. Einheitliche Betriebssysteme (Android) und die Verwendung von Office Produkten (Word, Excel, etc.) ermöglichen den Transfer von Dateien (doc, xls, etc.) sowie den direkten Zugriff vor Ort, was einen weiteren positiven Nutzen aufzeigt.


Zur Verdeutlichung wie die Arbeit mit Hilfe eines Smartphones erleichtert werden kann, ein Beispiel aus der praktischen Arbeit am Theater: Die Erstellung der Konstruktionspläne erfolgt in der Regel durch den Produktionsleiter, welcher nach Werkstattabgabe und Besprechung dem Handwerker das 3D Modell und die Pläne als AutCAD Zeichnung übergibt. Dieser kann die Zeichnungen auf seinem Smartphone mobil anschauen, drehen und wenden. Das Verständnis für die Konstruktion kann schneller und tiefgründiger erfolgen. Viele Probleme und notwendige Konstruktionsdetails werden beim Betrachten der ausgedruckten 2D Zeichnungen nicht so schnell deutlich. Besonders bei Anschlüssen zu anderen Bauteilen oder Bauteilgruppen, die von anderen Gewerken gefertigt werden, können Zusammenhänge und Dringlichkeiten besser erkannt werden. Zudem lassen sich Maße schneller und genauer aus dem digitalen Plan ziehen.

Das Smartphone bietet neben den oben genannten Aspekten, weitergehende Möglichkeiten zur Hilfestellung. So verfügen handelsbliche Smartphones über drahtlose Datenübertragungsmöglichkeiten, wie bspw. WLAN sowie insbesondere 2G oder 3G-Datenkommunikation, bestenfalls sogar GPS zur genauen Standortbestimmung. Datenverbindungen ermöglichen den Zugriff auf Intra- aber auch Internet –und somit einen einfachen Weg um für dokumentierte oder auch neu auftretende Probleme nach Informationen oder Lösungsmöglichkeiten zu recherchieren oder eine Prüfung von Informationen vorzunehmen. Entsprechende Funktionen werden im Weiteren näher beleuchtet.

Apps
Einfache Apps die kleine Aufgaben erleichtern oder erledigen sind in der Regel vorinstalliert und spielen im täglichen Gebrauch vor Ort eine nicht unerhebliche Rolle. Zu ihnen gehört der Taschenrechner, ein digitaler Notizblock so wie Übersetzungsprogramme und die oft gebrauchte Taschenlampe. Hinzu kommen nützliche Apps, die nicht zum regulären Auslieferungsumfang eines jeden Smartphones gehören. Gerade für die Veranstaltungsbranche scheint eine unüberschaubare Menge an Softwarehilfsmitteln zu existieren.
Eine Gattung der Apps kann man als Remote-Apps zusammenfassen. Diese Apps dienen als Fernsteuerung für computerbasierte veranstaltungstechnische Komponenten wie zum Beispiel digitale Tonmischpulte oder Lichtstellpulte. Auch Audionetzwerkeinstellungen, Präsentationen oder A/V-Einspielsoftware sind über das Smartphone steuerbar. In allen genannten Fällen muss eine Netzwerkverbindung zwischen dem Host und dem Smartphone herrschen, was in nahezu allen fällen eine Einrichtung eines kabellosen Netzwerkes mittels Router zur Folge hat.

Einige App-Entwickler bieten Messsoftware an, um beispielsweise Lautstärkemessungen in unterschiedlichen Bewertungskurven zu ermöglichen. Auch Audiospektralanalyse ist samt grafischer Aufbereitung möglich. Für  Lichttechniker gibt es die Möglichkeit, die Beleuchtungsstärke über die internen Lichtsensoren zu messen und für den Bühnenbauer gibt es Wasserwaagen- und Winkelrechner-Apps.
So gibt es auch innerhalb der Veranstaltungsbranche Apps die für bestimmte Gewerke zugeschnitten sind. Eine Manual-Sammlung von den gebräuchlichsten Movinglights, kombiniert mit einem DMX-Adressenrechner und einem Stromrechner sind Applikationen, die auf die Anforderungen von Lichttechniker zugeschnitten sind. Ebenfalls für Lichttechniker gibt es Datenbanken mit einer Übersicht aller Filterfolien. Für Videotechniker existieren Berechnungs-Apps für Leinwandgrößen, Objektivauswahl und Pixel- bzw. Seitenverhältnisrechnungen.

Die meisten Apps in dieser Branche sind auf die Bedürfnisse von Tontechniker zugeschnitten. Neben den schon erwähnten Messapplikationen werden Delayzeitenrechner, Signalgeneratoren, Stimmgeräte, Leistungsrechner, Schallabdeckungssimulationen so wie Datenblattsammlungen angeboten.
Vereinzelt werden auch einfache Statikberechnungen von beispielsweise Traversen vor Ort durch von Smartphoneapplikationen erledigt.

Verifikation
Die Verifikation über Near Field Communication(NFC) ist sowohl für den Einsatz bei Einlasskontrollen aber auch zur Identifikation von Mitarbeitern sinnvoll (letzteres wird im Folgenden näher beleuchtet).Mitarbeiterausweise lassen sich so effektiv ersetzten und besser kontrollieren. Beispielsweise lassen sich, in Verbindung mit NFC-tauglichen Schließsystemen,  Berechtigungen für den Zuritt von Bereichen kurzfristig vergeben oder zurückzuziehen (Faber und Prestin 2012, S. 230f). Auch kann eine höhere Fälschungssicherheit im Vergleich zu herkömmlichen (Papier)-Ausweisen erreicht werden. Auch werden Schlüssel so überflüssig und ein hin und herreichen kann vermieden werden. Die Verifikation bspw. von Tickets kann zudem über die Nutzung optischer Erkennungsfunktionen, bspw. die Erkennung von QR-Codes über die zumeist integrierte Kamera des Smartphones erfolgen.

Nutzung als Funkgerät
Die Verwendung von Funkgeräten (Walkie Talkies) ist im Veranstaltungs-und Theaterbereich weitverbreitet. Im Theater werden diese für die die Verständigung innerhalb der Gewerke (Licht, Bühne, Maschine) während des Auf-und Abbaus, und vor allem am Abend bei der Vorstellung genutzt. Dies erleichtert zum einen die Kommunikation und zum anderen gewährleistet es einen reibungslosen Ablauf einer Theaterinszenierung, da Absprachen zwischen Intendanz und Technik auf direktem Wege und über weite Strecken hinweg erfolgen können. Im Veranstaltungsbereich finden Funkgeräte ebenso ihren Platz, da auch hier über weite Entfernungen kommuniziert werden muss. Im Bereich Rigging, Licht oder Ton gilt es auch hier auf Absprachen direkt reagieren zu können um reibungslosen Abläufe umzusetzen. Des Weiteren sind Funkgeräte auch als schnelle Kommunikationsmittel in Gefahrensituationen unabdinglich. D.h. im Falle von Stromausfall o.ä. kann auf sie zurückgegriffen um die Situation zu klären. Vorteilhaft bei der Benutzung eines Walkie Talkies ist, dass die beschriebenen Anwendungen im Theater und Veranstaltungsbereich auch ohne vorhandenes Telefonnetz realisiert werden können. Im Laufe der Zeit wurden Modelle entworfen bei denen das Smartphone mit einer zusätzlichen Walkie Talkie-Funktion ausgestattet wurde. D.h. das Smartphone kann zum einen auf herkömmliche Weise benutzt werden (mit all seinem Nutzungsumfang) und zum anderen auch als Funkgerät agieren. überträgt man dieses Konzept auf den Theater und Veranstaltungsbereich bedeutet dies, dass das Smartphone auch als Funkgerät benutzt werden kann, wenn es darum geht Produktionen an besonderen Orten, an denen kein Netzempfang möglich ist (Wald, Bunker, Alpen, etc.) zu realisieren. Daraus resultiert auch die Reduzierung der Kosten, da keine zusätzlichen Funkgeräte mehr gekauft (geliehen) werden müssen.
Als Beispiel für ein solches Gerät sei das tw700 der Firma takwak genannt, dass sowohl die Fähigkeiten eines Smartphones als auch die eines Funkgeräts vereint, auch wenn sich diese in erster Linie auf den Outdoor Sport-und Freizeitbereich beziehen, können sie auch auf den Veranstaltungs- und Theaterbereich übertragen werden da bei Outdoor-Veranstaltungen (Open Air Festival, Theaterfestivals, etc.) auch von Funkgeräte Stabilität, Robustheit und Funktionalität erwartet wird.

Grenzen bei der Nutzung von Smartphones vor Ort

Smartphones stellen insbesondere bei breiter Nutzung durch viele Mitarbeiter, einen deutlichen Kostenfaktor dar. Hier müssen Kosten und Nutzen gegeneinander abgewogen werden und ggf. Rollen definiert werden und anhand des tatsächlichen Bedarfs entschieden werden, ob ein Smartphone oder lediglich ein normales Mobiltelefon zum Einsatz kommt. Auch das Einrichten der Geräte bzw. des Gesamtsystems nimmt finanzielle und zeitliche Ressourcen in Anspruch und muss meist  für jedes Gerät erledigt werden. Die Nutzung externer Firmen, welche das System betreuen oder betreiben, eingesetzte Software aber auch die zu buchenden Datentarife sind zusätzliche Kostenpunkte die gegen mögliche zu erzielende Vorteile abgewogen werden müssen.

Akkukapazitäten
Eine der größten Probleme beim Benutzen von elektronischen Geräten ist die Energieversorgung. Smartphones werden über Akku betrieben und aufgrund ihrer großen Energie intensiven Displays sind bei längerer Nutzung von Telefonie, Internet und Software die Kapazitäten schnell aufgebraucht. So liegen die Maximalzeiten bei Internetnutzung zwischen zehn bis dreizehn Stunden und bei dauerhaftem Telefonieren um zehn Stunden. Es gibt Zusatz-Akkus und Stromnetz unabhängige Lademöglichkeiten, die aber auch ihre Grenzen besitzen.

Bruchgefahren, Schmutzempfindlichkeit
Die bei Smartphones häufig verwendeten Displays sind bruchempfindlich. So können spitze Gegenstände oder Kanten bei Anlehnen Displays auch in der Hosentasche oder der Jacke eindrücken oder zum Springen bringen. Dreck und raue Umweltbedingungen, besonders im Außenbereich stellen eine Gefahr durch Eindringen von Feuchtigkeit und Staub für die Geräte dar. Durch Schutzhüllen und Schutzfolien kann der Empfindlichkeit entgegengewirkt werden, jedoch wird dadurch auch der Tragekomfort durch Größe und Gewicht verringert. Spezielle „Outdoor-Smartphones“ wie von der Firma Caterpillar oder takwak sind speziell für harte Anforderungen im Baustellen Betrieb ausgelegt und können da Abhilfe schaffen. Vorsicht bleibt jedoch immer geboten.

Empfang, Internetverbindung
Die Vorteile von Telefonie und Internet sind natürlich nur nutzbar, bei bestehender Verbindung zum Netz. Ist kein Empfang gewährleistet, ist natürlich auch keine Kommunikation oder Datenaustausch möglich. Schwierige Umgebungen sind ländliche wenig besiedelte Gebiete (Spielstätten oder Festivals im Wald) in denen nur wenige Funkmasten aufgestellt sind oder massive Stahlbetonbauten die aufgrund ihrer Bauweise abschirmende Wirkung besitzen können.

Abhängigkeit
Wenn technische Geräte zur Erleichterung eines Arbeitsvorgangs benutzt werden, gerät man mit der Verwendung schnell, oft durch Gewöhnung in Abhängigkeit der Möglichkeiten. Somit muss das Bewusstsein für die nicht ständige Verfügbarkeit oder möglichen kurzfristigen Ausfall gewahrt bleiben. Werden keine Optionen für die Arbeitsweise ohne die technischen Möglichkeiten des Smartphones erhalten, kann es den Arbeitsprozess empfindlich verlangsamen oder ganz zum Erliegen bringen.

Sicherheit der Daten?
Werden Daten über Netzwerke und Cloud-Dienste verschickt oder gespeichert, besteht immer die Möglichkeit diese durch Dritte zu empfangen oder zu speichern. Schwierigkeiten bereiten hioer vor allem Daten mit Urheberrechten wie Bühnenbildentwürfe oder Gestaltungsideensein. Diese sollen oft nicht vor der Premiere an die Außenwelt gelangen.
Aber auch beim Speichern, ändern und überschreiben von Daten, die durch mehrere Personen im Cloud-Service bearbeitet werden, kann Datenverlust entstehen und erfordern einen geschulten und geübten Umgang. Werden wichtige Daten auf einem Smartphone gespeichert, müssen Sicherheitskopien davon angelegt werden, da sonst beim Verlust oder Schaden des Geräts die Daten verloren gehen können.
Zusätzlich ist zu beachten, dass bei ständig aktualisierbaren Daten schnell der überblick verloren geht. Es muss dementsprechend eine Methode der Kennzeichnung von aktuellen Ständen und Verbindlichkeiten für alle Nutzer vereinbart und genutzt werden.

Teamarbeit
Des Weiteren besteht bei der Zusammenarbeit mit vielen Personen die Gefahr der Überschreibung oder Löschung von Daten, da die Programme nicht richtig angewendet werden bzw. die Folgen nicht immer absehbar sind. Hierbei wäre es daher von Nöten Back Ups oder die Daten redundant vorzuhalten. Diese Doppelungen könnten allerdings zu einer Unübersichtlichkeit führen. Es gilt daher genauso zu überlegen, wie solchen Szenarien vorgebeugt werden kann und wie die entsprechenden Personen eingewiesen werden, um mögliche Benutzungsfehler zu verhindern. Wird während der Veranstaltungsplanung häufig E-Mail-Kontakt genutzt, gilt es einige Grundsätze zu beachten. Die Gefahr der „cc-Kultur“ besteht, wenn die Zuständigkeiten nicht genau geklärt sind und jeder alle, auch für ihn unwichtige Informationen erhält. Im schlimmsten Fall, wenn sich niemand verantwortlich fühlt, wird die geforderte Aufgabe nicht erledigt oder durch zu viel „Spam“ werden die wirklich wichtigen Informationen überlesen. Weiterhin sollten die Umgangsformen (Anrede o.ä.) trotzdem beachtet werden. Beschwerden schreiben sich leichter als es direkt jemanden zu sagen.

Menschliche Grenzen
Schlussendlich ist jedes Gerät und jede Software nur so gut und hilfreich, wie die Person, die sie bedient. Mit den vielen technischen Möglichkeiten und Problemlösungsanwendungen steigt auch die Komplexität der Bedienung. Auch wenn die meisten Geräte und deren Betriebssysteme und Software auf intuitive und bedienerfreundliche leichte Nutzungsweisen ausgelegt sind, benötigen sie doch eine entsprechende Einarbeitungszeit. Darüber hinaus sind Software und Betriebssystem ständig im Wandel und der Bediener muss sich dem anpassen und entsprechende Aktualisierungen und Updates einholen.


Smartphone – Potenziale für die Veranstaltungsbranche
Mit Bezug auf die Veranstaltungsplanung bieten Smartphones eine Vielzahl von Vorteilen. Durch das mobile Arbeiten sind hier Potentiale für zeitliche und finanzielle Einsparungen ersichtlich. Smartphones bieten durch ihre Vielzahl von Apps die Möglichkeit diverse Kommunikationskanäle zu nutzen, um Projektmitarbeiter und Stake-Holder mit den nötigen Informationen zu versorgen. Durch die Backup Funktion lässt sich der ungewollte Verlust von Daten verhindern und zusätzliche Cloud-Anwendungen ermöglichen es dem Projektteam auf einen gemeinsamen Datenpool zu zugreifen.
Dennoch beherbergen Smartphones eine Reihe an Risiken, die es von den Unternehmen und Projektmitarbeitern zu beachten und zu bewerten gilt. Dabei spielt die Netzabdeckung und Verfügbarkeit des mobilen Internet eine große Rolle für die Übertragung von Daten. Im Bereich der Bearbeitung von Informationen müssen vom Projektteam klare Regeln über Art der Dateien getroffen und es muss eine Infrastruktur auf dem Smartphone geschaffen werden, damit diese auch editierbar sind. Ein Fokus auf Größe der Daten und dem damit verbunden begrenzten Speicherplatz sind ebenfalls von essentieller Bedeutung.
Schlussfolgernd lässt sich festhalten, dass Smartphones im Projektgeschäft eine sinnvolle Ergänzung sein können, sie aber zum momentanen Stand der Technik einen Desktop-Computer nicht vollständig ersetzen können.


© Christian Bonawitz / Philipp Buchhorn / Roland Hille / Christian Knöller / Stephanie Lehmann / Hendrik Schalansky / Caroline Thiem